In số nhảy là gì? 3 phương pháp đóng số nhảy phổ biến hiện nay

In số nhảy là một trong những công đoạn gia công sau in được sử dụng phổ biến trong ngành, tạo ra các ấn phẩm có đóng số thứ tự. Việc đóng số nhảy có tác dụng giúp cho các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong khâu quản lý sản phẩm và hóa đơn. Để tìm hiểu kỹ hơn đóng số nhảy là gì, tác dụng của việc in số nhảy và các ứng dụng thực tế của kỹ thuật này, bạn đọc có thể tham khảo thêm trong bài viết dưới đây.

In số nhảy là gì?

In số nhảy hay còn gọi là đóng số nhảy, là một kỹ thuật in dữ liệu biến đổi, trong đó một dãy số sê-ri sẽ tự động tăng dần theo thứ tự (ví dụ: 001, 002, 003,…) và được in lên từng trang của một chồng tài liệu hoặc một lô sản phẩm. Kỹ thuật in này đảm bảo không có hai sản phẩm nào mang cùng một con số, tạo ra sự khác biệt biệt cho từng bản in.

Cơ chế hoạt động của nó có thể được thực hiện theo hai cách chính là đóng thủ công hoặc đóng tự động. Khi đóng số nhảy thủ công, người thợ sẽ dùng các dụng cụ như con dấu số hoặc máy đóng số cầm tay để dập lên từng tờ giấy/từng ấn phẩm. Còn đóng số nhảy tự động sẽ được thực hiện bằng các loại máy in công nghiệp được tích hợp chức năng nhảy số tự động. Quá trình sẽ diễn ra nhanh chóng, đồng bộ và chính xác hơn so với phương pháp thủ công.

Những lợi ích khi in số nhảy

Việc áp dụng kỹ thuật in số nhảy không chỉ là một yêu cầu nghiệp vụ đối với một số ngành nghề mà nó còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

Đóng số nhảy lên hóa đơn, phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý chính xác số lượng sản phẩm một cách dễ dàng và minh bạch. Thông qua những con số in trên ấn phẩm, doanh nghiệp sẽ nắm được có bao nhiêu hoá đơn hoặc hàng hóa đã được xuất. Kỹ thuật in số nhảy là nền tảng cho một hệ thống kiểm kê chặt chẽ, giảm thiểu tối đa sai sót.

Mỗi dãy số in trên hóa đơn, phiếu xuất kho hay các loại vé là không giống nhau, sắp xếp theo thứ tự tăng dần, ví dụ 1, 2, 3, 4,… việc này giúp hạn chế được tình trạng hóa đơn, vé bị kẻ gian giả mạo nhằm mục đích xấu.

Ngoài ra, đóng số nhảy lên các loại biểu mẫu cũng giúp cho ấn phẩm trở nên chuyên nghiệp hơn, thể hiện được sự chỉn chu, đáng tin cậy của doanh nghiệp. Từ đó góp phần nâng cao độ uy tín, tạo dựng được niềm tin với khách hàng.

3 phương pháp in số nhảy phổ biến

Có 3 cách đóng số nhảy lên ấn phẩm được sử dụng phổ biến hiện nay, tùy vào ngân sách, nhu cầu sử dụng và số lượng ấn phẩm cần in, bạn có thể cân nhắc, chọn một phương pháp in phù hợp.

Đóng số nhảy thủ công

Đây là phương pháp truyền thống nhất, người đóng sẽ sử dụng con dấu số hoặc máy đóng số cầm tay để đóng lên ấn phẩm những dãy số theo thứ tăng dần. Ưu điểm của phương pháp in số nhảy thủ công này là chi phí thấp, linh hoạt, thích hợp với những ấn phẩm số lượng ít.

Tuy nhiên, nhược điểm khi đóng số nhảy thủ công là mất nhiều thời gian, dễ mắc lỗi nhảy cóc và chất lượng không đồng đều, sắc nét bằng các phương pháp in tự động.

In số nhảy bằng máy đóng số chuyên dụng

Với phương pháp in số nhảy này, máy đóng số thường được tích hợp trực tiếp vào dây chuyền in offset hoặc hoạt động như một công đoạn riêng sau khi in. Ưu điểm của nó là tốc độ đóng nhanh, độ chính xác cao, chất lượng số nhảy đồng đều qua các trang, không có hiện tượng bị mờ, nhòe. Phương pháp đóng số nhảy bằng máy đóng chuyên nghiệp này phù hợp với các nhu cầu in ấn các ấn phẩm như: In hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, các loại vé, biểu mẫu,… với số lượng nhiều. Điểm hạn chế của phương pháp này là chi phí đầu tư máy móc cao, kém linh hoạt do thường được gắn liền với công nghệ in offset.

In số nhảy bằng máy in kỹ thuật số và phần mềm

Đây là phương pháp đóng số nhảy hiện đại và linh hoạt nhất trong 3 phương pháp. Ưu điểm khi in số nhảy bằng máy in kỹ thuật số và phần mềm là có thể tùy chỉnh dễ dàng từ dãy số cho đến font chữ, màu sắc và kích cỡ. Ngoài ra, phương pháp đóng số nhảy này còn có thể thực hiện trên nhiều chất liệu, ấn phẩm khác nhau, rất ít xảy ra sai sót và tốc độ in nhanh chóng, tự động hoàn toàn.

Mặc dù hiện đại, có nhiều ưu điểm nhưng phương pháp này cần phải có máy in kỹ thuật số tương thích và phần mềm chuyên dụng. Do đó chi phí in mỗi bản có thể cao hơn so với in offset số lượng lớn.

Ứng dụng của đóng số nhảy trong thực tế

Kỹ thuật đóng số nhảy được sử dụng trong rất nhiều các ấn phẩm xuất hiện phổ biến trong đời sống. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến, thường gặp nhất.

Tem niêm phong, tem bảo hành, tem truy xuất nguồn gốc

Mỗi sản phẩm bán ra đều có một mã số bảo hành riêng, nó giúp doanh nghiệp quản lý chính sách hậu mãi và khách hàng sẽ dễ dàng tra cứu thông tin. Việc sử dụng các loại tem niêm phong, tem bảo hành hay tem truy xuất nguồn gốc có số nhảy giúp doanh nghiệp xác định sản phẩm có bị can thiệp hay không trước khi bảo hành.

Riêng đối với tem truy xuất nguồn gốc, nhiều doanh nghiệp sử dụng chính dãy số in trên tem để người dùng kiểm tra thông tin chi tiết của sản phẩm. Nó đảm bảo rằng, chỉ những khách hàng sở hữu sản phẩm, có dãy mã số mới xem được thông tin.

Voucher, vé sự kiện, thiệp mời

Để kiểm soát số lượng voucher phát hành hoặc số người tham dự một sự kiện, in số nhảy là giải pháp không thể thiếu. Nó giúp ban tổ chức dễ dàng quản lý lượt vào cổng, tránh tình trạng gian lận vé và thống kê chính xác số lượng khách tham gia. Nhiều doanh nghiệp cũng chọn đặt dịch vụ in voucher giá rẻ để triển khai các chương trình khuyến mãi hiệu quả.

Đối với các loại ấn phẩm như voucher, vé sự kiện, vé mời hay thiệp mời thì việc đóng số nhảy sẽ giúp kiểm soát số lượng voucher phát hành hoặc người tham dự sự kiện, tránh tình trạng gian lận vé để vào cổng.

Ngoài ra, để tăng tính thẩm mỹ và độ sang trọng cho các loại vé, thiệp mời, nhiều doanh nghiệp còn kết hợp thêm các kỹ thuật như ép kim hay dập nổi.

In hóa đơn, phiếu thu/chi, biên nhận

Các loại hóa đơn, giấy biên nhận, phiếu thu chi, vé xe hay vé vào cổng,.. đều sử dụng kỹ thuật đóng số nhảy. Lý do cho điều này là giúp cho việc theo dõi và quản lý thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Chưa kể việc mỗi giao dịch tài chính đều cần được ghi nhận bằng một số chứng từ duy nhất để tiện cho việc hạch toán, đối soát và lưu trữ hồ sơ thuế. Chính vì vậy, đối với các doanh nghiệp kinh doanh thì in số nhảy trên hóa đơn, chứng từ là yêu cầu bắt buộc.

Lời kết

Công ty In Bảo Ngọc vừa chia sẻ những thông tin chi tiết về in số nhảy là gì, lợi ích của việc đóng số nhảy và các phương pháp đóng số nhảy được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ có ích với bạn đọc.

Nếu có nhu cầu đặt in các ấn phẩm cần đóng số nhảy, hãy liên hệ ngay với inbaobigiay.vn để được đội ngũ nhân viên tư vấn, báo giá với mức giá ưu đãi nhất nhé.