Kẹp File Là Gì? Công dụng, kích thước và các loại phổ biến

Kẹp file là một ấn phẩm nhận diện văn phòng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức để bảo vệ và lưu trữ tài liệu. Ngoài ra, kẹp file còn là một công cụ marketing vô cùng hiệu quả, giúp nâng tầm hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng, đối tác và tăng độ nhận diện của thương hiệu trên thị trường. Bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết hơn về kẹp file là gì, cấu tạo, phân loại và những lưu ý khi thiết kế kẹp file do xưởng In Bảo Ngọc chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Kẹp file là gì?

Kẹp file hay còn được gọi là folder, bìa kẹp hồ sơ – một dạng túi có thiết kế đặc biệt, được làm từ giấy, bìa cứng hoặc nhựa với công dụng chính là chứa đựng, sắp xếp và bảo vệ các loại tài liệu, giấy tờ như: hợp đồng, báo giá, catalogue sản phẩm, hoặc hồ sơ nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp, kẹp file không chỉ là một vật dụng thiết yếu trong văn phòng mà còn là một phần quan trọng trong bộ nhận diện thương hiệu, giúp tạo ra sự nhất quán và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác kinh doanh.

Cấu tạo và đặc điểm của kẹp file

Cấu tạo của một chiếc kẹp file tiêu chuẩn thường khá đơn giản, tuy nhiên mỗi bộ phần đều được tính toán kỹ lưỡng để tối ưu công năng sử dụng. Cấu tạo chi tiết gồm phần bìa, tai cài và đường gấp.

Phần bìa của kẹp hồ sơ là hai mặt lớn nhất của ấn phẩm có tác dụng bảo vệ tài liệu, giấy tờ đựng bên trong. Đây cũng là không gian để doanh nghiệp in ấn những thông tin như: logo, câu slogan, tên doanh nghiệp, hình ảnh minh họa và các thông tin liên hệ.

Tai cài của folder là một phần giấy được bế (cắt theo hình dạng đặc biệt) ở mặt phía trong của phần bìa. Tác dụng chính của tai cài là giữ cho giấy tờ, tài liệu không bị rơi ra ngoài.

Cuối cùng là một đường cấn ở giữa hai phần bìa và ở vị trí nối của tai cài với bìa folder để giúp khâu gấp mở kẹp file dễ dàng hơn.

Đặc điểm nổi bật của kẹp file/file kẹp hồ sơ là có khả năng tùy biến cao, có thể lựa chọn in mọi thông tin, hình ảnh lên bề mặt sản phẩm đề đồng bộ với các ấn phẩm khác trong bộ nhận diện thương hiệu.

Công dụng của kẹp file

File kẹp hồ sơ là một ấn phẩm đa năng với nhiều công dụng khác nhau. Dưới đây là một số công dụng chính, nổi bật nhất.

Lưu trữ và bảo quản tài liệu

Công dụng chính của các mẫu kẹp file là giúp chứa đựng, bảo quản và lưu trữ giấy tờ, hồ sơ một cách ngăn nắp, có tổ chức theo từng dự án, từng phòng ban hoặc từng loại hồ sơ.

Việc giấy tờ được sắp xếp gọn gàng không chỉ giúp không gian làm việc gọn gàng mà còn bảo vệ những tài liệu quan trọng không bị ẩm mốc, nhăn rách hay thất lạc.

Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

Folder thường được dùng để đựng tài liệu, hợp đồng hoặc báo giá khi gửi đi cho khách hàng, đối tác kinh doanh. Một mẫu thiết kế in ấn folder đẹp, chứa đầy đủ các thông tin và truyền tải thông điệp rõ ràng sẽ ngay lập tức tạo được ấn tượng với khách hàng, đối tác về sự chuyên nghiệp, chỉn chu.

Đây là một hình thức marketing tinh tế và hiệu quả, giúp hình ảnh thương hiệu xuất hiện một cách tự nhiên trong môi trường làm việc của đối tác. Đồng thời cũng tạo sự quen thuộc, giúp thương hiệu luôn hiện lên đầu tiên khi họ có nhu cầu mua sản phẩm hoặc tìm đối kinh doanh.

Truyền tải thông điệp đến khách hàng

Trên bề mặt của kẹp file tài liệu thường được tận dụng để cung cấp thông tin về các dịch vụ cốt lõi, giá trị khác biệt, một thông điệp ý nghĩa hoặc câu chuyện thương hiệu. Những thông tin này có tác dụng giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp ngay cả trước khi đọc tài liệu bên trong, từ đó xây dựng niềm tin và mở ra nhiều cơ hội hợp tác.

Thể hiện sự chuyên nghiệp của thương hiệu

Trong các cuộc họp, các buổi thuyết trình hay ký kết hợp đồng, nếu tài liệu được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp trong những chiếc kẹp file có thiết thiết kế đồng bộ với thương hiệu sẽ cho khách hàng, đối tác thấy được sự chỉn chu của doanh nghiệp trong từng chi tiết nhỏ nhất. Từ đó góp phần củng cố uy tín, sự chuyên nghiệp và vị thế của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác tiềm năng.

Kích thước chuẩn của kẹp file là bao nhiêu?

Kích thước của folder, kep file hồ sơ được thiết kế, in ấn theo yêu cầu của khách hàng nên rất đa dạng. Dưới đây là một số kích thước được dùng phổ biến nhất:

• Kẹp file khổ A4: Đây là thước thông dụng nhất, được thiết kế để chứa các tài liệu khổ A4 (21 x 29.7cm). Kích thước chính xác của kẹp file A4 khi gấp lại là 22 x 31cm, kích thước khi mở trải ra là 44 x 31cm và phần tai cài thường có kích thước 7cm.
• Kẹp file khổ A5: Loại kẹp file này thường được thiết kế với kích thước khoảng 16 x 23 cm, phù hợp để đựng các tài liệu nhỏ hơn như hóa đơn, phiếu thu chi, mẫu phong bì hoặc các tờ rơi quảng cáo in trên khổ giấy A5 (14.8 21cm)

Ngoài ra, tại In Bảo Ngọc, chúng tôi cũng nhận thiết kế và in ấn các loại kẹp file với kích thước tùy chỉnh hoàn toàn theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn.

Các loại kẹp file phổ biến hiện nay

Hiện tại trên thị trường có nhiều loại kẹp file với kiểu dáng thiết kế và chất liệu đa dạng. Tuy nhiên phổ biến nhất thì có một số loại sau:

Kẹp file vector

Kẹp file vector là loại được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp và văn phòng để đựng hợp đồng, báo giá, hoặc tài liệu giới thiệu công ty.

Đa phần các mẫu folder vector đều được làm từ chất liệu có độ cứng cao như: giấy Couche, giấy Bristol, giấy Ivory định lượng từ 250gsm trở lên. Mặt ngoài của kẹp file vector thường được gia công cán màng (bóng hoặc mờ) để tăng tính thẩm mỹ, độ bền và khả năng chống thấm nước cho ấn phẩm.

Kẹp file trình ký

Kẹp file trình ký là loại kẹp file thường có bìa làm từ chất liệu nhựa cứng hoặc da, nó mang lại cảm giác cao cấp và sang trọng khi sử dụng. Phía trên cùng của các mẫu kẹp file trình ký có một chiếc kẹp kim loại dùng để cố định hồ sơ, giấy tờ hoặc hợp đồng cần trình ký. Loại file kẹp này rất ít khi được dùng để in ấn thông tin nhằm quảng cáo mà chủ yếu tập trung vào mục đích trình ký và thể hiện sự trang trọng của doanh nghiệp, tổ chức.

Kẹp file rút gáy

Đây là loại kẹp file có thiết kế và cấu tạo rất đơn giản, bao gồm một bìa nhựa trong suốt và một thanh nẹp (gáy) bằng nhựa hoặc nhôm để kẹp tài liệu lại. Ưu điểm của kẹp file rút gáy là giá thành rẻ, tính linh hoạt cao vì có thể dùng để kẹp vài tờ tài liệu hay một tập nhiều tờ đều được.

Tuy nhiên, loại này không phù hợp cho mục đích xây dựng hình ảnh thương hiệu vì không thể in ấn thông tin lên bề mặt. Nó chỉ thích hợp để bảo quản giấy tờ không bị nhăn nhúm, phân loại giấy tờ và lưu trữ hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp.

Kẹp file càng cua

Kẹp file càng cua hay còn gọi là bìa còng – đây loại được dùng khi cần lưu trữ một số lượng tài liệu lớn, có thể lên đến 500 tờ. Cấu tạo của kẹp file càng cua gồm phần bìa cứng, dày và một thanh còng kim loại (có 2 còng hoặc 4 còng) ở giữa. Tài liệu khi lưu trữ cần được bấm lỗ tương ứng với vị trí những chiếc còng trước khi cho giấy vào còng để khóa lại.

Đa phần kẹp file càng cua đều được dùng để lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo từng năm hoặc các tài liệu của các dự án lớn.

Lưu ý khi thiết kế để có mẫu kẹp file đẹp, chuyên nghiệp

Để các mẫu kẹp file tài liệu làm ra có tính thẩm mỹ cao, chuyên nghiệp thì ngay từ khâu thiết kế, cần phải chú ý đến những yếu tố quan trọng như:

Nội dung in trên kẹp file tài liệu

Để tạo sự chuyên nghiệp, chỉn chu và mang đến cho khách hàng, đối tác cảm giác tin tưởng dành cho doanh nghiệp. Trên các mẫu kẹp file dùng để gửi báo giá, hợp đồng cho họ cần có những thông tin quan trọng như:

• Logo và tên công ty: Đặt ở vị trí nổi bật, dễ nhìn.
• Slogan hoặc thông điệp chính: Một câu ngắn gọn thể hiện giá trị thương hiệu.
• Thông tin liên hệ: Địa chỉ, website, email, số điện thoại. Nên đặt ở mặt sau hoặc bên trong tai cài một cách tinh tế.
• Hình ảnh: Sử dụng hình ảnh chất lượng cao, liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc thể hiện văn hóa công ty.

Lựa chọn chất liệu

Chất liệu dùng để làm kẹp file quyết định đến độ bền và cảm nhận khi cầm trên tay. Do đó những loại giấy chất lượng, dày dặn, bề mặt sáng mịn như: giấy Couche, giấy Bristol hoặc giấy Ivory định lượng từ 250gsm trở lên là những lựa chọn tối ưu. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên cán màng (bóng hoặc mờ) để bảo vệ bề mặt in và tăng độ bền cho kẹp file.

Thiết kế tai cài kẹp file

Tai cài không chỉ có tác dụng giữ cho tài liệu không bị rơi ra mà bạn hoàn toàn có thể biến tấu nó theo nhiều hình dáng khác nhau như vuông, chéo, lượn sóng để tạo điểm nhấn cho sản phẩm.

Ngoài ra, trên tai cài nên có khe để gài danh thiếp (name card). Đây là một chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự tinh tế, chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn trong mắt đối tác, khách hàng.

Kiểu dáng sáng tạo

Ngoài những kiểu dáng truyền thông, một vài chi tiết phá cách độc đáo trên mẫu kẹp cũng sẽ làm chiếc kẹp file của bạn trở nên khác biệt và đáng nhớ hơn rất nhiều.

Lời kết

Công ty In Bảo Ngọc vừa chia sẻ đến bạn đọc những thông tin chi tiết giải đáp kẹp file là gì, cấu tạo, công dụng, các loại kẹp file được dùng phổ biến và một số lưu ý khi thiết kế để tạo ra những mẫu bìa đựng hồ sơ đẹp, chuyên nghiệp. Hy vọng những chia sẻ của inbaobigiay.vn sẽ có ích với bạn đọc.