Biên lai không chỉ là một tờ giấy ghi nhận thực hiện giao dịch mà về mặt pháp lý, đây là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập ra khi thu các khoản tiền thuộc ngân sách nhà nước, và trong kinh doanh hàng ngày. Hiểu đơn giản, biên lai là bằng chứng xác thực cho việc mua bán đã hoàn tất. Thông tin chi tiết về vai trò của biên lai và địa chỉ in biên lai uy tín, chuyên nghiệp, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết trong bài viết In Bảo Ngọc chia sẻ dưới đây.
Biên lai là gì và vai trò của biên lai
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai được định nghĩa là loại chứng từ ghi nhận thông tin các khoản thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
Vai trò của biên lai rất quan trọng, cụ thể như sau:
- Minh bạch tài chính: Biên lai được dùng để ghi nhận lại mọi giao dịch, giúp việc đối soát thu chi cuối ngày, cuối tháng trở nên dễ dàng và chính xác.
- Cơ sở pháp lý: Biên lai cũng là căn cứ để giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng như đổi trả, bảo hành hoặc khiếu nại.
- Quản lý nội bộ: Thông tin trên biên lai cũng góp phần giúp doanh nghiệp phân tích hành vi mua hàng, quản lý dòng tiền và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.
Phân biệt biên lai và hóa đơn
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên lai và hóa đơn, tuy nhiên hai ấn phẩm này có mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau.
- Mẫu in hóa đơn được người bán lập ra để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.
- Biên lai được bên thu tiền (ngân hàng, trường học, cửa hàng, cơ quan nhà nước) lập ra để xác nhận khoản thanh toán đã được thực hiện.
Trong một số trường hợp hóa đơn bán lẻ có thể kiêm luôn chức năng của biên lai. Mặc dù vậy, trong nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp và các giao dịch lớn, biên lai và hóa đơn sẽ được phân tách rõ ràng.
Các loại biên lai phổ biến nhất hiện nay
Tùy vào quy mô và đặc thù ngành nghề, khách hàng có thể lựa chọn nhiều hình thức biên lai khác nhau. Dưới đây là 3 hình thức phổ biến nhất:
Biên lai đặt in
Đây là hình thức biên lai do tổ chức chủ động đặt in tại xưởng in chuyên nghiệp hoặc do Cục Thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí.
Biên lai tự in
Là hình thức biên lai được tổ chức tự in bằng thiết bị máy in tại văn phòng, không qua bên thứ ba. Điều kiện để được tự in biên lai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là: Tổ chức phải có hệ thống thiết bị in đầy đủ, là đơn vị kế toán, có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu chuyển vào phần mềm kế toán. Phần mềm này phải có khả năng tự động đánh số thứ tự, đảm bảo mỗi liên chỉ in một lần và có cơ chế bảo mật, lưu trữ dữ liệu an toàn.
Biên lai điện tử
Biên lai điện tử đang dần trở thành lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp hiện nay. Biên lai là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử được khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.
Ưu điểm khi sử dụng biên lai điện tử là sự tiện lợi, tốc độ xử lý nhanh, dễ dàng quản lý và tra cứu khi cần. Tuy nhiên, để triển khai, doanh nghiệp cần phải có phần mềm chứng thực điện tử và đảm bảo kết nối với hệ thống của cơ quan thuế.
Nội dung bắt buộc có trên biên lai là gì?
Biên lai chỉ hợp lệ và được công nhận là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các thông tin theo quy định. Những thông tin quan trọng cần có trên biên lai bao gồm:
- Tên biên lai: Ví dụ: Biên Lai Thu Tiền, Phiếu Thu.
- Ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai: Giúp phân loại và quản lý.
- Số thứ tự biên lai: Một dãy số liên tục gồm 7 chữ số, bắt đầu từ 0000001.
- Số liên: Ghi rõ liên nào dùng để lưu, liên nào giao cho khách hàng (thường liên 1 lưu, liên 2 giao khách).
- Thông tin đơn vị thu tiền: Tên đầy đủ và mã số thuế.
- Nội dung khoản thu: Ghi rõ tên loại phí, lệ phí và số tiền phải nộp (ghi bằng cả số và chữ).
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký người thu tiền: Phải có họ tên đầy đủ.
- Thông tin đơn vị in (nếu là biên lai đặt in): Tên và mã số thuế của công ty in.
- Ngôn ngữ: Bắt buộc bằng tiếng Việt.
Quy cách in biên lai tại công ty In Bảo Ngọc
Tìm hiểu chi tiết về quy cách in biên lai tại công ty In Bảo Ngọc để đưa quy cách in phù hợp nhất với mục đích sử dụng.
Kích thước in biên lai
Ba kích thước biên lai phổ biến và được dùng nhiều nhất là khổ A4, A5 và khổ A6.
- Biên lai khổ A5 kích thước 14.8 x 21cm: Nhỏ gọn, phù hợp dùng cho biên lai phiếu thu chi, bảo hành, gửi hàng của các cửa hàng bán lẻ, quán ăn.
- Biên lai khổ A4 21 x 29.7cm: Cung cấp không gian rộng rãi để in thông tin, thích hợp cho các giao dịch cần ghi nhiều thông tin chi tiết như hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền ở cửa hàng, doanh nghiệp.
- Biên lai khổ A6 10,5 x 14,8cm: Dùng in vé xe, phiếu thu chi nhỏ gọn, biên lai cho cửa hàng nhỏ
Chất liệu giấy
Giấy carbonless là lựa chọn hàng đầu cho những cuốn biên lai nhiều liên. Điểm đặc biệt của giấy carbonless là có bề mặt được phủ một lớp hóa chất đặc biệt, khi có lực tác động từ đầu bút bi, nội dung sẽ tự động sao chép xuống các liên bên dưới mà không cần dùng tới giấy than truyền thống.
Riêng đối với biên lai loại 1 liên, giấy ford (hay giấy offset) là một lựa chọn kinh tế và hiệu quả. Giấy có bề mặt mịn, trắng sáng, khả năng bám mực tốt, cho chất lượng in sắc nét, rõ ràng.
Màu sắc in
Về màu sắc, khách hàng có thể in biên lai loại một màu hoặc nhiều màu. In biên lai một màu (màu đen, màu xanh dương, màu đỏ,…) thường có chi phí in rẻ, giúp tiết kiệm chi phí. Còn in biên lai nhiều màu sẽ có chi phí cao hơn, bù lại mẫu biên lai trông chuyên nghiệp và nổi bật hơn rất nhiều so với những cuốn biên lai một màu.
Số liên trong mỗi cuốn
Thông thường, một cuốn biên lai sẽ được đóng thành 50 liên hoặc 100 liên. Tùy nhu cầu sử dụng, lượng giao dịch, khách hàng có thể đặt in biên lai với số lượng liên phù hợp để thuận tiện trong quá trình sử dụng và bảo quản.
Cần lưu ý điều gì khi thiết kế và in biên lai?
Để quá trình đặt in biên lai diễn ra suôn sẻ và sản phẩm cuối cùng đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần chú ý một vài điểm sau:
- Với khách hàng có mẫu sẵn, hãy đảm bảo file thiết kế cung cấp cho nhà in có đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên công ty, địa chỉ, MST, logo.
- Bố cục cần được sắp xếp khoa học, dễ nhìn, dễ điền thông tin.
- Tránh sử dụng font chữ quá cầu kỳ hoặc màu nền phức tạp gây khó đọc.
- Một thiết kế đơn giản, sạch sẽ luôn là lựa chọn an toàn và hiệu quả nhất.
- Đặt in số lượng tương ứng với nhu cầu sử dụng, tránh in nhiều gây lãng phí.
- Chọn xưởng in uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo ấn phẩm in ra có chất lượng tốt nhất.
Báo giá in biên lai tại In Bảo Ngọc
Giá in biên lai không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như là:
- Số lượng đặt in: In càng nhiều, giá trên mỗi cuốn càng rẻ.
- Kích thước: Biên lai khổ lớn giá thành đắt hơn biên lai khổ nhỏ.
- Chất liệu giấy: Giấy carbonless giá cao hơn giấy Ford.
- Số màu in: In 1 màu tiết kiệm hơn in 4 màu.
- Số liên trong 1 bộ: Số liên càng ít, giá in biên lai càng rẻ.
- Gia công sau in: Đóng cuốn, đóng số nhảy, cấn răng cưa… mỗi kỹ thuật gia công đều có một mức giá khác nhau.
Để nhận được báo giá chính xác nhất về dịch vụ in biên lai, khách hàng hãy liên hệ trực tiếp với In Bảo Ngọc về hotline để được nhân viên tư vấn, hỗ trợ chi tiết.
Tham khảo một số mẫu biên lai đẹp, chất lượng do In Bảo Ngọc in ấn
Tổng hợp các mẫu biên lai được thiết kế và in ấn bởi công ty In Bảo Ngọc.
Dịch vụ in biên lai chuyên nghiệp, giá rẻ tại công ty In Bảo Ngọc
Các doanh nghiệp, tổ chức hoặc khách hàng cá nhân khi cần đặt in biên lai theo yêu cầu với mức giá cạnh tranh tại TPHCM thì có thể cân nhắc, sử dụng dịch vụ in biên lai do xưởng In Bảo Ngọc cung cấp. Xưởng in chúng tôi sở hữu hệ thống máy in hiện đại đảm bảo bản in ra sắc nét, màu sắc chuẩn và không bị lem nhòe. Những khách hàng chưa có mẫu biên lai, chúng tôi có hỗ trợ thiết kế miễn phí, mang đến cho khách hàng mẫu biên lai độc quyền mang đậm dấu ấn thương hiệu.
Tại xưởng In Bảo Ngọc, quá trình in ấn biên lai không có sự tham gia của các bên trung gian, do đó giá sản phẩm sẽ được tính theo giá gốc rất cạnh tranh. Những đơn hàng in biểu mẫu với số lượng lớn còn được chiết khấu hấp dẫn. Biên lai in xong được đóng gói và giao đến tận nơi cho khách hàng sau khi in xong.
Khách hàng cần biết thêm thông tin hoặc cần đặt in biên lai theo yêu cầu, giá rẻ. Hãy liên hệ với In Bảo Ngọc ngay hôm nay để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, chính xác nhất nhé.
